Wir möchten Ihnen die wichtigsten Änderungen, die im neuen Gesetzesentwurf der Bundesregierung geplant sind und im 3. Quartal freigegeben werden sollen, kompakt zusammenfassen:
1. Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen
• Alle inländischen Unternehmer – auch Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – müssen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Ein spezielles E-Mail-Postfach ist nicht erforderlich.
• Verweigert der Empfänger den Empfang, besteht kein Anspruch auf eine alternative Papierrechnung. Die Pflicht des Ausstellers gilt als erfüllt, wenn der Versand nachweisbar (z. B. Sendeprotokoll) erfolgte.
2. Zulässige Übermittlungswege
E-Rechnungen können über folgende Wege übermittelt werden:
• Per E-Mail
• Download über ein Kundenportal
• EDI (gemäß EN 16931)
• Elektronische Schnittstelle
• Gemeinsamer Speicherort (z. B. im Konzernverbund)
Welcher Weg gewählt wird, "ist zivilrechtlich zwischen den Geschäftspartnern zu klären".
3. Zulässige Formate
• E-Rechnungen müssen strukturierte elektronische Formate verwenden, welche die maschinelle Weiterverarbeitung erlauben.
• Formate gemäß EN 16931 (europäische Norm) sind immer zulässig, z. B.:
o XRechnung
o ZUGFeRD (ab Version 2.0.1.)
o EDI-Formate (wenn EU Norm Bedingungen erfüllt sind)
Die Wahl des konkreten Formats ist ebenfalls zwischen den Vertragspartnern zu regeln.
4. Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen
• Bei z. B. Miet- oder Leasingverträgen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Leistungszeitraum.
• Es reicht, wenn der Vertrag als Anhang beigefügt ist oder klar aus der E-Rechnung hervorgeht.
• Eine einmalige Vertrags- oder Objektnummer genügt als Rechnungsnummer – eine fortlaufende Nummerierung ist nicht erforderlich.
5. Aufbewahrung und Archivierung
• Alle E-Rechnungen (ein- und ausgehend) müssen 8 Jahre aufbewahrt werden.
• Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert und lesbar archiviert sein.
• Keine Pflicht zur GoBD-konformen Speicherung, sofern die Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet bleibt.
Haben Sie Fragen zu dem Thema? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.
