Archivierung Inoxision für WEBWARE RENT

Im operativen Geschäft der Baubranche kann es eine Vielzahl an Dokumenten geben, die in direktem Zusammenhang mit Miet‐/Kauf oder Service‐Vorgängen stehen. Da hinter diesen Vorgängen Adressen (Kunden, Interessenten, Lieferanten) und Artikel (Maschinen, Geräte) stehen, haben diese Dokumente auch für diese Stammdatenbereiche Relevanz. Als Beispiele aus der Praxis seien hier „unterschriebene Lieferscheine“, „Übergabeprotokolle von Maschinen“, "Schadensbilder" oder „technische Dokumentationen im PDF‐Format“ genannt. Die Verwaltung dieser Dokumente ist klassischerweise Aufgabe eines Dokumenten‐Management‐ (DMS) bzw. Archivierungssystems. Da diese DMS‐Systeme zunächst einmal unabhängig von dem ERP‐System einer Firma arbeiten, stellen sich hier die Fragen:

• „Wie können die Anwender schnell und sicher nach den relevanten Dokumenten suchen?“
• „Wie können Dokumente überhaupt erstmal so archiviert werden, dass die notwendigen Angaben (Schlagworteingabe) zum Wiederfinden vorhanden sind?“

Unser Strategieansatz besteht darin, für die Anwender einfache Funktionen zu schaffen, um schnell passende Dokumente aus unserer ERP‐Lösung heraus zu archivieren und zu recherchieren. Dabei soll der Bediener kaum mehr Arbeitsaufwand haben, aber schneller die richtigen Informationen (Dokumente) sehen. Langwieriger Ablage‐ und Suchaufwand in Beleg‐Ordnern, Geräteakten etc... kann entfallen. Der Anwender kann in seiner gewohnten Umgebung des ERP‐Systems arbeiten und hat den Vorteil, sich zusätzliche Informationen schnell im Archiv anzeigen zu lassen.

Um dieses Ziel zu erreichen, haben wir für unsere Branchenlösung WEBWARE RENT eine Standard‐Integration mit dem Archivierungssystem INOXISION entwickelt, das bekannt für das gute Zusammenspiel mit dem ERP‐System WEBWARE ist. "Integration“ bedeutet, dass wir an den für die Baubranche logischen Stellen in WEBWARE RENT „Menüpunkte“, „Funktions‐Buttons“ und „Hinweis‐Buttons“ für die Anwender eingefügt haben. Diese können dadurch quasi auf Knopfdruck aus WEBWARE heraus archivieren und recherchieren. Ein umständlicher Wechsel in ein anderes Programm oder die Notwendigkeit, manuell Suchbegriffe einzugeben, entfällt. Je nachdem von welcher Stelle aus der Anwender archivieren möchte werden nur zur Funktion passende, logische Menüpunkte angeboten. Diese Struktur macht den Archivierungsvorgang für den Anwender einfach. Er muss nicht erst überlegen, wo er das Dokument am besten ablegt, sondern kann aus sinnvollen Vorbelegungen wählen. 

Nicht zu vergessen ist die Tatsache, dass mit INOXISION für viele Firmen ein einfacher Einstieg in das Thema Archivierung generell besteht. Minimierung von lästiger manueller Papierablage oder revisionssichere Dokumentenablage haben sowohl Relevanz für die Effizienz als auch für die Sicherheit eines Unternehmens.

Alle wichtigen Informationen zusammengefasst, mit Screen´s zu den einzelnen Funktionen, finden Sie in unserem Infoblatt über die Inoxision-RENT-Integration, welches Ihnen auf der rechten Seite zum Download zur Verfügung steht.